4 сентября 2026

Бесплатная программа для расписания учеников: как репетитору вести список детей и не жить в Excel

Бесплатная программа для расписания учеников — это не обязательно тяжёлая CRM за тысячи рублей. Репетитору с 5–20 детьми достаточно кабинета, где в одном месте лежат список учеников, повторяющиеся слоты, переносы и баланс оплат. Google Календарь и Excel закрывают старт бесплатно, но ломаются на переносах, группах и «а мы же в прошлый раз переводили лишнее». В 2026 году разумный путь — программа для репетиторов, чтобы вести список детей и составлять расписание без ручной сверки каждое воскресенье; онлайн-расписание для репетитора имеет смысл, когда ученик или родитель видит актуальные слоты без десятка сообщений в мессенджере.

Ниже — честное сравнение инструментов, чек-лист выбора, пошаговый переход с таблицы и три кейса из практики.

Почему Excel перестаёт работать не на десятом, а на пятом ученике

Таблица кажется идеальной: строка — ребёнок, столбец — день недели, в углу — формула с суммой за месяц. Пока у вас три ученика и один предмет, так и есть. Потом появляется четвёртый с другой ставкой, пятый просит перенос с среды на субботу, мама шестого оплачивает сразу за двоих детей, а седьмой занимается в паре с подругой, но платит только за себя.

Excel не знает, что «Петя» и «Пётр К.» — один человек. Он не напомнит вам, что у Маши остался один урок на балансе. Он не покажет конфликт, если вы случайно поставили двух детей на 18:00. Перенос в таблице — это ручное копирование ячейки, правка комментария и надежда, что вы не забудете уведомить родителя.

Типичная картина: репетитор по русскому Ольга из Казани вела 14 учеников в Google Таблицах. Каждое воскресенье — 40–60 минут на сверку: кто оплатил, кто перенёс, кто «заболел без предупреждения». Один раз она провела урок бесплатно, потому что в соседней вкладке статус стоял «оплачено», а на самом деле это был прошлый месяц. Ольга не ленивая — просто таблица не заточена под живое расписание частного педагога.

По оценкам практиков (данные открытых обзоров сервисов для репетиторов, 2025–2026), ручной учёт при 10+ учениках съедает 3–6 часов в месяц — целый вечер, который можно отдать подготовке к урокам или отдыху.

Четыре уровня «организации»: от блокнота до CRM

Инструмент	Стоимость	Список детей	Расписание и переносы	Оплаты и баланс	Когда хватает
Блокнот / заметки в телефоне	0 ₽	Имена и телефоны	Только в голове	В голове или на полях	1–2 ученика, старт
Google / Яндекс Календарь	0 ₽	Нет карточек	События по дням, напоминания вам	Нет	3–5 учеников, фиксированные слоты
Excel / Google Таблицы	0 ₽	Строки в таблице	Ручные правки, риск дублей	Формулы, если настроите	5–8 учеников, один формат оплаты
CRM для репетиторов	0 ₽ на старте у многих сервисов	Карточка: контакты, заметки, баланс	Слоты, статусы, история переносов	Автосписание с баланса	5+ учеников, группы, переносы

Календарь решает вопрос «во сколько урок», но не «кто этот человек, сколько он должен и что мы проходили в прошлый раз». Таблица тянет финансы, но ломается на переносах. CRM связывает ученика → занятие → статус → деньги в одной цепочке — именно этого не хватает большинству «бесплатных связок».

Как выбрать бесплатную программу: 7 критериев

Если вы ищете программу расписание учеников для репетитора бесплатно, не ориентируйтесь только на цену. Смотрите, что входит в нулевой тариф и где начинаются ограничения.

Сколько учеников и занятий в неделю — смотрите, что именно ограничивают: список детей или календарь. В нормальной программе база учеников на бесплатном тарифе уже без потолка: все карточки, контакты и балансы — в одном месте, без параллельной таблицы. Лимит по урокам в неделю на старте обычно не мешает: в ТуторТап бесплатно до 5 занятий в календаре, а учеников в кабинете может быть сколько нужно.
Повторяющиеся слоты — чтобы не создавать каждую неделю занятия вручную. Раз в настроили «вторник 17:00, 60 минут» — система сама генерирует уроки в календаре.
Статусы занятий — проведено, отменено, перенесено. Без этого вы снова ведёте «историю» в комментариях к ячейке.
Карточка ученика — имя, телефон родителя, ставка, заметки. Это и есть нормальный список детей, а не столбец A в таблице.
Баланс и оплаты — хотя бы ручное пополнение и автосписание после урока. Иначе финансы останутся в Excel, а расписание — в CRM, и хаос вернётся.
Онлайн-доступ — кабинет в браузере, без привязки к одному компьютеру. Репетитор часто правит расписание с телефона между уроками.
Публичное расписание (опционально) — ссылка, по которой семья видит слоты или занятия. Это и есть полноценное онлайн-расписание для репетитора, а не скриншот календаря в Telegram.

На заметку: у ТуторТап бесплатный тариф без срока — до 5 занятий в неделю, без ограничения по числу учеников в базе; карточка репетитора в каталоге тоже доступна. Платная подписка (99 ₽ / 30 дней) снимает лимит занятий, включает email-напоминания вам (о занятиях, низком балансе, сводка на день) и публичное расписание для учеников.

Что хранить в карточке ребёнка (минимум и оптимум)

Программа для репетиторов вести список детей должна отвечать на вопросы, которые вы сейчас ищете в переписке:

Поле	Зачем
Имя и класс / цель (ЕГЭ, олимпиада)	Быстро вспомнить контекст перед уроком
Телефон ученика и родителя	Не листать чат, чтобы позвонить
Ставка за час	Разные цены для разных форматов
Баланс (предоплата)	Видно, сколько уроков «в запасе»
Заметки	Слабые темы, договорённости об отменах
Привязка к слотам	Кто стоит во вторник в 17:00

Минимум — имя, контакт, ставка. Оптимум — всё выше плюс история занятий и итоги урока. Перегруз — пытаться вести домашку, финансы и расписание в трёх разных файлах; лучше одна система с разными разделами.

Кейс: Дарья, репетитор по английскому, 11 учеников. Раньше в таблице было четыре вкладки: «расписание», «оплаты», «контакты», «домашка». При добавлении нового ученика она забывала продублировать строку на всех листах. После переноса в CRM с базой учеников заведение нового ребёнка занимает 3 минуты: карточка, слот, начальный баланс — и он уже в календаре.

Как составить расписание, которое не развалится через месяц

Софт не спасёт, если слоты размазаны «как получится». Перед переносом данных из Excel зафиксируйте правила:

Рабочие окна. Например: будни 16:00–21:00, суббота 10:00–14:00. Всё остальное — личное время, а не «ну ладно, раз уж позвонили».

Буфер 10–15 минут между уроками. Иначе любой перенос сдвигает весь вечер, и вы опаздываете на следующий созвон.

Правило отмены. Классика: предупреждение за 12–24 часа — перенос без списания; позже — урок считается проведённым. Пропишите это в первом сообщении родителю и в заметке к карточке.

Повторяющиеся занятия вместо разовых событий. В расписании со слотами вы один раз привязываете ученика к дню и времени — дальше занятия появляются в календаре автоматически.

Один источник правды. Если урок перенесли в мессенджере — сразу же правите календарь. Иначе через неделю у вас два «правильных» расписания: в голове и в таблице.

Переход с Excel за один вечер: пошагово

Экспортируйте список — из таблицы достаточно колонок: имя, телефон, ставка, день/время, комментарий по оплате.
Заведите учеников в CRM — по одному, без попытки «идеально» заполнить всё. Пустые поля допишете позже.
Создайте слоты под реальное недельное расписание, а не под «как хотелось бы».
Внесите балансы — кто оплатил вперёд, сколько уроков осталось. Это самый важный шаг для мира с родителями.
Одно сообщение семьям: «С понедельника веду расписание в новой системе, переносы согласуем там же / по звонку, баланс вижу в кабинете».
Архивируйте старую таблицу — не удаляйте сразу, но перестаньте в неё писать. Иначе через месяц снова будете сверять два источника.

Кейс: Игорь, математика и физика, 17 учеников. Перенос занял 2 часа в пятницу вечером. Первые две недели он дублировал переносы и в Excel, и в CRM — «на всякий случай». На третьей неделе поймал себя на том, что правит только Excel, потому что привычнее. Удалил вкладку «расписание» из таблицы, оставил только экспорт оплат для бухгалтерии раз в квартал. Экономия времени — около 4 часов в месяц, по его оценке.

Онлайн-расписание для репетитора: зачем ссылка, а не скриншот

Родитель пишет: «Напомните, во сколько в четверг?» Вы в метро, открываете календарь, делаете скрин, отправляете. Через неделю перенос — снова скрин. Это не онлайн-расписание, это ваша личная служба справок.

Нормальное онлайн-расписание даёт:

актуальный список занятий или свободных слотов;
меньше no-show, если семья видит время заранее;
меньше «а мы думали, что завтра» — договорённость привязана к видимому плану.

На платном тарифе ТуторТап ученик открывает страницу /p/s/{slug} без регистрации — видит занятия и может ориентироваться по плану. Даже без публичной ссылки сам кабинет репетитора — это онлайн-расписание: вы заходите с любого устройства, видите неделю, меняете статусы, не копируя файлы.

Если пока остаётесь на бесплатном тарифе с лимитом 5 занятий в неделю — публичную ссылку можно отложить; критичнее настроить слоты и календарь, чтобы перестать жить в таблице.

Когда бесплатной программы мало (и это нормально)

Бесплатный тариф — для проверки, а не наказание. Пора платить или менять инструмент, если:

стабильно больше 5 занятий в неделю и лимит мешает вести всех учеников в одном календаре;
нужны email-напоминания вам о предстоящих занятиях, низком балансе ученика или сводка на день;
хотите публичную страницу расписания вместо переписки;
ведёте группы и устали вручную отмечать посещаемость каждого.

Кейс: Светлана, логопед, 8 детей, по 2 занятия в неделю у части — итого 12–14 слотов. На бесплатном лимите ТуторТап она первый месяц вела 5 приоритетных учеников в CRM, остальных — в таблице. Поняла, что двойной учёт дороже 99 ₽ в месяц. Подключила подписку, перенесла всех, включила напоминания на почту — сама перестала пропускать уроки в плотном графике.

Чек-лист: готовы ли вы уйти из Excel

Отметьте честно:

Больше 5 учеников или планируете выйти на эту цифру за 2–3 месяца
Хотя бы раз в месяц путаетесь, кто оплатил
Переносы случаются чаще раза в неделю
Есть групповые или парные занятия
Тратите больше 30 минут в неделю на «админку» расписания
Родители регулярно переспрашивают время и баланс

Три галочки и больше — таблица уже стоит вам дороже, чем час на настройку CRM.

Частые вопросы

Можно ли бесплатно вести расписание и список учеников без установки программ?

Да. Облачные CRM для репетиторов работают в браузере с телефона и компьютера. Excel Online и Google Таблицы тоже бесплатны, но не связывают ученика с занятием и балансом — придётся дублировать данные.

Чем CRM лучше Google Календаря для репетитора?

Календарь показывает события. CRM хранит карточку ребёнка, ставку, баланс, статус урока и историю переносов. Для 3–4 постоянных учеников календаря хватает; при росте базы удобнее программа для репетиторов вести список детей и составлять расписание в одном кабинете.

Сколько времени занимает переход с Excel?

При 10–15 учениках — 1,5–3 часа на перенос карточек, слотов и балансов. Ещё 1–2 недели — привыкнуть открывать CRM вместо таблицы. Полной автоматизации не будет, пока вы не перестанете править старый файл «про запас».

Нужно ли родителям регистрироваться?

Зависит от сервиса. В ТуторТап репетитор работает в кабинете; для семьи достаточно публичной ссылки на расписание (на платном тарифе) или ваших сообщений с итогами урока. Ученикам не обязательно заводить аккаунт.

Что делать, если бесплатный лимит занятий в неделю меньше моей нагрузки?

Варианты: вести в CRM активных учеников, а остальных временно в таблице (не идеально); сократить дублирование и перейти на платный тариф; или выбрать другой инструмент с другими лимитами. Главное — не вести два расписания долго: это источник ошибок.

Итог

Программа расписание учеников для репетитора бесплатно — реальная опция в 2026 году: нулевой тариф есть у нескольких отечественных CRM, а Excel остаётся запасным вариантом для отчётов, а не ежедневной работы. Смысл перехода не в «модной программе», а в том, чтобы список детей, слоты, переносы и оплаты жили в одной связке — и вы перестали тратить воскресные вечера на сверку таблицы с перепиской.

Начните с малого: заведите 3–5 учеников, настройте повторяющиеся слоты, внесите балансы. Если формат зайдёт — масштабируете без нового хаоса.

Попробуйте CRM ТуторТап для репетиторов — бесплатно, с расписанием, календарём и учениками в одном кабинете. Один вечер на настройку — и Excel останется только для архива, а не для жизни.

Зарегистрироваться в ТуторТап и попробовать бесплатно